Tietosuojaseloste: Rekisteri äitien tietojen käsittelystä

Tervetuloa lukemaan tietosuojaselostetta, joka koskee rekisteriä äitien tietojen käsittelystä hankkeessa Äitien uravalmennuskokeilu. Tietosuojaselosteen on laatinut Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (Jotpa). 

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskus

PL 380, 00531 Helsinki

kirjaamo@jotpa.fi 

Rekisterin vastuuhenkilö ja tietosuojavastaava:

info@jotpa.fi

IT-projektipäällikkö Antti Kanes, antti.kanes@jotpa.fi 

erityisasiantuntija Anna Päiviö, anna.paivio@jotpa.fi

Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen rekisteri äitien tietojen käsittelystä 

Tämä tietosuojaseloste kuvaa henkilörekisterin sisältämiä tietoja, tietojen käsittelyä ja sinulle kuuluvia oikeuksia. Tämä seloste liittyy hankkeeseen hankkeessa Äitien uravalmennuskokeilu, jossa järjestetään yksilöohjausta äideille. 

Tutkimuslaitos Työn ja talouden tutkimus LABORE (Labore) ja Kela tutkivat tämän kokeilun vaikutuksia. Kokeilun tavoite on tuottaa luotettavaa tutkimustietoa siitä, voiko julkinen valta lisätä perhevapaalla pitkittyneesti olevien äitien koulutukseen osallistumista ja työllisyyttä yksilövalmennuksen avulla.

Rekisteriin kerättyjen tietojen avulla Jotpa hallinnoi 

• yksilövalmennuksesta kiinnostuneiden henkilöiden yhteystietoja ja henkilötietoja
• valmennukseen osallistuvien ja vertailuryhmään kuuluvien henkilötietoja
• tallentaa osallistumistiedot valmennukseen. 

Rekisterin avulla Jotpa myös hallinnoi tutkimuksen edellyttämiä alkukyselyä ja loppukyselyä sekä suostumuslomakketta. 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) 6 art. 1.e) kohdan mukainen yleistä etua koskeva tehtävä / rekisterin pitäjän julkisen vallan käyttö: Yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus (Tietosuojalaki (2018/1050) 4 § 3 kohta).

Rekisteriin tallennettavat tiedot ovat 

• nimi
• henkilötunnus
• äidinkieli
• asiakasnumero
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• valmennuspalvelun paikkakunta
• tieto suostumuslomakkeen ja alkukyselyn täyttämisen ajankohdasta
• suostumuslomake tutkimukseen osallistumisesta
• alkukyselyn ja loppukyselyn vastaukset
• mahdollinen äänitallenne suostumuksen annosta. 

Rekisteriin tallennetaan lisäksi valmennuspalvelun palveluntuottajan ilmoittama toteutuneen valmennuksen tuntimäärä ja lyhyt kuvaus siitä, mitä valmennustapaamisessa on tehty. 

Henkilötunnus kysytään alkukyselyn yhteydessä. Tämän jälkeen valmennukseen osallistuville ja vertailuryhmään kuuluville luodaan nimetön asiakasnumero. Henkilötunnus ei tallennu palveluntuottajalle, vaan se tallentuu ainoastaan Jotpan käytössä olevaan rekisteriin. Jotpa toimittaa henkilötunnuksen Tilastokeskukselle samalla kuin muun tutkimusmateriaalin rekisteritutkimuksen suorittamista varten. Jotpa käyttää nimetöntä asiakasnumeroa alkukyselyn ja loppukyselyn yhdistämisessä sekä yhteistyössään palveluntuottajan kanssa. 

Valmennukseen liittyvästä tutkimuksesta kertyy oma tietorekisteri. Lisätietoja henkilötietojen käytöstä tutkimuksessa: https://labore.fi/tietosuoja/tutkimusten-tietosuojaselosteet/   

Rekisterissä säilytetään ja käsitellään tietoa tutkimukseen osallistuvan äidinkielestä, jota voidaan pitää arkaluonteisena tietona. 

Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaiseen erityisehtoon: Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus. 

Kun henkilö ilmoittaa kiinnostuksesta osallistua palveluun, toimitetaan henkilön nimi ja yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite) taholle, joka järjestää valmennusta palvelusta kiinnostuneen henkilön omalla paikkakunnalla.

Valmennuspalvelun osallistumisarvontaa varten henkilötiedot muutetaan nimettömiksi. Arvonta suoritetaan Laboren määrittelemällä satunnaistamismenetelmällä käyttäen nimettömiä henkilötietoja, joista ei voi tunnistaa yksittäisiä henkilöitä. 

Palveluntuottajalla on pääsy seuraaviin tietoihin oman hankinta-alueen asiakkaiden (valmennukseen osallistuvat ja verrokkiryhmä) osalta: 

• asiakkaan nimi
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiakasnumero
• tieto suostumuslomakkeen ja alkukyselyn täyttämisen ajankohdasta
• tutkittavan työ- ja koulutushistoriaa sekä työmarkkinatilannetta kuvaavat alkukyselyn vastaukset. 

Kokeilun päättymisen jälkeen Jotpa toimittaa tutkimukseen osallistuvien tiedot Tilastokeskukseen tutkimuserissä Laboren ja Kelan arviointitutkimuksen suorittamista varten. Näitä tietoja ovat

• henkilötunnus
• henkilön kuuluminen koeryhmään tai verrokkiryhmään
• alkukyselyn ja loppukyselyn vastaukset
• palveluihin osallistumisen tuntimäärä.

Lisäksi Jotpa toimittaa rajatumman anonymisoidun aineiston Tietoarkistoon, joka voi myöntää käyttöluvan ja luovuttaa aineiston jatkotutkimuskäyttöön. Rajatumpi anonymisoitu aineisto tarkoittaa alkukyselyn ja loppukyselyn vastauksia sekä koeryhmään ja verrokkiryhmään kuulumista kuvaavaa tietoa. Anonymisoidusta aineistosta ei ole mahdollista tunnistaa henkilöitä suoraan eikä välillisesti. Tiedot luovutetaan Tietoarkistoon vain niiden henkilöiden osalta, jotka ovat antaneet suostumuksensa tietojen luovuttamiseen.

Tiedot tuhotaan Jotpan rekisteristä, kun aineistot on toimitettu Tilastokeskukseen ja Tietoarkistoon. Tämä tapahtuu viimeistään 31.12.2028.

Tiedot perustuvat rekisteröidyn henkilön itse antamiin tietoihin. Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväksi tiedot, jotka hänestä on tallennettu rekisteriin.

Valmennuksen ja tutkimuksen rahoittajana toimii Jotpa. Tutkimuksen toteutuksesta vastaavat Laboren ja Kelan tutkijat. Aineistojen yhdistäminen rekisteritietoihin ja yhdistetyn tiedon säilytys tapahtuu Tilastokeskuksessa. Tutkimusaineiston rekisterinpitäjänä toimii Työn ja talouden tutkimus LABORE.

Tietoja säilytetään sähköisessä rekisterissä, jonka käsittely on rajattu organisaation sisällä asiaankuuluville henkilöille. Sähköiseen rekisteriin pääsy on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Netum Oy on auditoinut tietojärjestelmän tietoturvan kesäkuussa 2025. 

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin tallennetut tietonsa rekisterinpitäjältä.

Rekisteröity henkilö voi pyytää virheellisen tiedon korjausta ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisteröidyllä on oikeus

• tarkistaa itseään koskevat tiedot
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä ja
• tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Pyyntö edellä mainittujen toimintojen tekemiseen tulee osoittaa rekisterin yhdyshenkilölle.

Rekisteri luovutetaan vain Tilastokeskukselle tutkimuksen suorittamista varten. Rekisteriä ei käytetä muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Lisätietoa saa sähköpostitse osoitteesta info@jotpa.fi.